Introdução
A certificação digital se tornou parte indispensável da rotina de empresas de todos os portes. Seja para assinar documentos com validade jurídica, enviar declarações fiscais ou acessar plataformas do governo, ela é essencial.
Mas embora o uso do certificado digital já faça parte do dia a dia, muitas empresas ainda cometem erros que podem gerar prejuízos, bloqueios ou insegurança jurídica.
Neste artigo, você vai entender:
- Os principais erros no uso da certificação digital
- Dicas práticas para proteger o certificado e evitar transtornos
- Como garantir o uso eficiente e seguro com apoio profissional
1. Deixar o certificado vencer (e descobrir no pior momento)
Um dos erros mais comuns é não controlar o vencimento do certificado. A maioria tem validade de 12 a 36 meses — e quando expira, nada mais funciona.
Problemas causados:
- Impossibilidade de assinar NF-e ou documentos
- Bloqueio no envio do eSocial, DCTF e EFD
- Multas por obrigações não entregues
- Interrupção em contratos e processos jurídicos
Solução:
- Criar alertas de vencimento com pelo menos 30 dias de antecedência
- Contar com um parceiro (como o contador ou o BPO) que faça esse controle de forma automatizada
2. Centralizar o certificado com uma única pessoa (e perder acesso)
Muitas empresas deixam o certificado digital instalado apenas em um computador, sob o controle de uma única pessoa. Quando esse colaborador sai de férias, se desliga da empresa ou tem algum problema técnico, a operação trava.
Riscos:
- Paralisação na emissão de notas
- Impossibilidade de enviar obrigações fiscais
- Atraso na assinatura de contratos importantes
Boas práticas:
- Ter acesso controlado e backup seguro do certificado
- Avaliar o uso de certificados em nuvem, com login seguro e múltiplos acessos gerenciados
3. Usar o certificado sem proteção adequada
Certificados A1 (instalados em computador) ou A3 (em token ou cartão) podem ser copiados, extraviados ou utilizados indevidamente se não houver controle.
Riscos:
- Assinaturas não autorizadas
- Fraudes em nome da empresa
- Acesso indevido a informações fiscais e bancárias
Dicas:
- Utilizar senhas fortes e alterá-las periodicamente
- Controlar quem tem acesso físico e digital ao certificado
- Armazenar em locais seguros e com responsabilidade compartilhada
4. Escolher o tipo de certificado errado
Muitos empresários adquirem o primeiro certificado que encontram, sem orientação. Resultado: compram um modelo que não atende à sua realidade.
Exemplos:
- Empresas que precisam assinar notas fiscais e compram certificado de pessoa física (e-CPF)
- Profissionais que compram um A3, mas precisam usar o certificado de forma remota e diária
O ideal:
Consultar seu contador ou parceiro de confiança para saber:
- Se você precisa de e-CNPJ ou e-CPF
- Se o modelo A1 (arquivo digital) ou A3 (token/cartão) é mais adequado
- Qual a validade ideal (1 ou 3 anos) para sua operação
5. Usar o certificado em um computador desprotegido
Não adianta ter um certificado digital seguro se ele for usado em equipamentos vulneráveis a vírus, malwares e ataques.
Riscos:
- Sequestro de dados (ransomware)
- Acesso a portais governamentais com senha salva
- Exposição de dados fiscais e bancários
Recomendado:
- Ter antivírus atualizado
- Evitar uso em redes públicas (Wi-Fi de cafés, hotéis etc.)
- Utilizar autenticação em dois fatores sempre que possível
6. Não ter política interna para uso do certificado
O uso do certificado digital envolve responsabilidade jurídica. Ainda assim, muitas empresas não têm regras claras sobre quem pode usar, como usar e quando usar.
Isso pode causar:
- Assinaturas indevidas
- Falta de rastreabilidade
- Conflitos internos e jurídicos
Solução:
- Criar uma política simples de acesso e uso
- Registrar autorizações formais para uso em documentos e sistemas
- Delegar a gestão a um parceiro de confiança, como o BPO contábil ou financeiro
Como a NN pode ajudar?
A NN atua como Autoridade de Registro de Certificação Digital e também como parceira contábil estratégica. Isso significa que você pode:
- Emitir seu certificado digital com a gente, de forma simples e segura
- Ter controle do vencimento e apoio técnico quando precisar renovar
- Contar com uma equipe que usa o certificado de forma responsável em nome da sua empresa, dentro das regras legais
- Ter tudo integrado com o seu BPO Contábil, Fiscal e Financeiro
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Conclusão
A certificação digital é uma ferramenta essencial, mas como toda tecnologia, precisa ser bem gerenciada. Com uso inadequado, ela deixa de ser um facilitador e se torna um risco.
Evitar os erros mais comuns e contar com uma gestão profissional e segura é o caminho para manter sua empresa em conformidade, com agilidade, confiança e tranquilidade.